Yhtiökokouksen pitäminen – opas taloyhtiön hallitukselle

Yhtiökokous on taloyhtiön ylin päättävä elin. Siellä osakkaat päättävät yhtiön tärkeimmistä asioista: talousarviosta ja vastikkeista, hallituksen kokoonpanosta, tilinpäätöksen vahvistamisesta ja suurista korjaushankkeista. Päätökset vaikuttavat jokaisen osakkaan asumiskustannuksiin ja usein myös viihtyvyyteen, joten hyvin valmisteltu ja laillisesti pidetty kokous on hallituksen tärkeimpiä tehtäviä.

Varsinainen ja ylimääräinen yhtiökokous

Varsinainen yhtiökokous pidetään vähintään kerran vuodessa, kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä pidettäväksi useampia kokouksia.

Ylimääräinen yhtiökokous pidetään, kun hallitus katsoo sen tarpeelliseksi tai kun tilin- tai toiminnantarkastaja taikka osakkaat, joilla on vähintään kymmenesosa kaikista osakkeista, vaativat sitä kirjallisesti ilmoittamansa asian käsittelemistä varten.

Varsinaisen yhtiökokouksen asiat

Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään tavallisesti:

• tilinpäätöksen vahvistaminen ja toimintakertomus
• vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja isännöitsijälle
• talousarvio ja vastikkeiden suuruus
• hallituksen jäsenten valinta ja palkkiot
• tilintarkastajan tai toiminnantarkastajan valinta
• hallituksen selvitys kunnossapitotarpeesta seuraavalle viidelle vuodelle
• muut kutsussa mainitut asiat, kuten korjaushankkeet.

Hallitus ja mahdollinen isännöitsijä valmistelevat asiat ja esittelevät ne kokouksessa osakkaiden päätettäviksi.

Kutsun laatiminen ja toimittaminen

Kokouksen kutsuu koolle hallitus. Kutsu toimitetaan aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta, ellei yhtiöjärjestyksessä ole määrätty pidempää kutsuaikaa. Kutsussa mainitaan kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Asiat, joista päätetään, on yksilöitävä riittävän tarkasti, jotta osakas voi arvioida, osallistuuko kokoukseen.

Kirjallinen kutsu toimitetaan osakkaan huoneistotietojärjestelmään merkittyyn osoitteeseen, tai sähköpostiin, jos osakas on siihen suostunut. Lue lisää oppaasta yhtiökokouskutsun laatiminen.

Tilinpäätös, toimintakertomus ja tilin- tai toiminnantarkastuskertomus on pidettävä osakkaiden nähtävillä ennen varsinaista yhtiökokousta ja lähetettävä pyydettäessä osakkaalle.

Osallistumista voi helpottaa: kutsuun voi liittää valtakirjapohjan, ja Kiinteistöliitto ja Isännöintiliitto ovat laatineet motivointikirjeen, joka kannustaa osakkaita osallistumaan.

Kokouksen kulku

1. Avaus. Hallituksen puheenjohtaja tai muu hallituksen jäsen avaa kokouksen.
2. Järjestäytyminen. Kokous valitsee puheenjohtajan, sihteerin, pöytäkirjantarkastajat ja tarvittaessa ääntenlaskijat.
3. Laillisuus ja päätösvaltaisuus. Todetaan, että kokous on kutsuttu koolle oikein ja oikeassa ajassa.
4. Läsnäolijat ja ääniluettelo. Todetaan läsnä olevat osakkaat, asiamiehet ja heidän osakkeidensa äänimäärät.
5. Asiat esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Jokaisesta asiasta esitetään hallituksen ehdotus, keskustellaan ja päätetään.
6. Päättäminen.

Osallistuminen ja äänestäminen

Kokoukseen saa osallistua osakas, jonka omistus on merkitty huoneistotietojärjestelmään kokousta edeltävänä päivänä. Osakas voi käyttää valtakirjalla asiamiestä ja ottaa mukaansa avustajan. Hallitus voi sallia myös etäosallistumisen.

Kukin osake tuottaa kokouksessa yhden äänen, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Kukaan ei kuitenkaan saa äänestää yli viidesosalla kokouksessa edustettujen osakkeiden yhteenlasketusta äänimäärästä, ellei yhtiöjärjestys toisin määrää.

Päätösenemmistöt

• Tavallinen päätös tehdään yksinkertaisella enemmistöllä: päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä.
• Vaaleissa valituksi tulee eniten ääniä saanut.
• Määräenemmistö – vähintään kaksi kolmasosaa annetuista äänistä ja kokouksessa edustetuista osakkeista – vaaditaan esimerkiksi useimpiin yhtiöjärjestyksen muutoksiin ja eräisiin uudistuksiin.
• Jotkin päätökset edellyttävät lisäksi niiden osakkaiden suostumusta, joiden asemaan päätös vaikuttaa. Epäselvissä tilanteissa kannattaa varmistaa vaadittava enemmistö etukäteen.

Pöytäkirja

Puheenjohtajan on huolehdittava, että kokouksesta pidetään pöytäkirja. Siihen merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset, ja liitteeksi otetaan luettelo läsnä olleista ja heidän äänimääristään. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja vähintään yksi pöytäkirjantarkastaja. Pöytäkirjan on oltava osakkaiden nähtävillä kahden viikon kuluessa kokouksesta, ja se on säilytettävä luotettavalla tavalla.

Yhtiökokous HallinnoIT:llä

HallinnoIT hoitaa yhtiökokouksen alusta loppuun:

• Vuosikello muistuttaa ajoissa tilinpäätöksestä, kunnossapitotarveselvityksestä ja kutsun lähettämisestä.
• Kokouskutsu syntyy valmiista esityslistapohjasta, ja asiakohtia lisätään valmiista pohjista yhdellä painalluksella. Kutsu toimitetaan osakkaille heidän toivomallaan tavalla – sähköpostilla tai kirjeenä, jonka HallinnoIT tulostaa ja postittaa puolestasi.
• Ääniluettelo muodostuu osakeluettelosta PDF:nä.
• Pöytäkirja etenee vaihe vaiheelta kutsun asiakohdista, ja se allekirjoitetaan sähköisesti. Allekirjoitettu pöytäkirja arkistoituu automaattisesti yhtiön asiakirjoihin.