Taloyhtiön hallituksen jäseneksi – mitä tehtävä tarkoittaa?

Jokaisella taloyhtiöllä on oltava hallitus. Hallituksen jäsenenä pääset vaikuttamaan oman kotitalosi kuntoon, talouteen ja viihtyvyyteen – ja kannat samalla vastuuta yhtiön asioiden asianmukaisesta hoitamisesta. Tämä opas kertoo, mitä tehtävä käytännössä tarkoittaa.

Miten hallitus valitaan

• Hallituksen valitsee yhtiökokous, yleensä varsinaisessa yhtiökokouksessa.
• Hallitukseen kuuluu 3–5 varsinaista jäsentä, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Jos jäseniä on alle kolme, on valittava vähintään yksi varajäsen.
• Toimikausi päättyy yleensä seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen lopussa, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä muuta.
• Jäsenen ei tarvitse olla osakas eikä asua yhtiön paikkakunnalla. Jäsen ei voi kuitenkaan olla alaikäinen, konkurssissa tai henkilö, jonka toimintakelpoisuutta on rajoitettu.

Hallituksen muutokset ilmoitetaan kaupparekisteriin.

Puheenjohtaja

Jos hallituksessa on useita jäseniä, sille valitaan puheenjohtaja. Puheenjohtajan valitsee hallitus, ellei yhtiökokous ole tehnyt valintaa tai yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin. Isännöitsijä saa toimia hallituksen puheenjohtajana vain, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään tai kaikki osakkaat siihen suostuvat.

Hallituksen tehtävät

Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Käytännössä hallitus muun muassa:

• valmistelee yhtiökokouksen asiat ja kutsuu kokouksen koolle
• laatii tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä talousarvioehdotuksen
• huolehtii kirjanpidon ja varainhoidon valvonnasta
• vastaa kiinteistön kunnossapidosta ja laatii selvityksen kunnossapitotarpeesta
• käsittelee osakkaiden muutostyöilmoitukset
• pitää huolen vakuutuksista ja sopimuksista
• antaa isännöitsijäntodistukset tai valtuuttaa niiden antajan, jos yhtiöllä ei ole isännöitsijää.

Päätösvallan rajat

Hallituksen päätösvalta on rajattu. Osa asioista kuuluu yhtiökokoukselle, eikä hallitus tai isännöitsijä voi päättää niistä yksin.

• Hallituksen päätösten on mahduttava yhtiökokouksen hyväksymään talousarvioon.
• Vastikkeen suuruudesta ja korottamisesta päättää yleensä yhtiökokous. Jos hallituksen päätöksen toteuttaminen vaatii vastikkeen korotusta tai ylimääräistä vastiketta, asia viedään yhtiökokoukseen.
• Kiireellisissä asioissa hallitus voi toimia ilman yhtiökokousta, jos odottaminen aiheuttaisi yhtiölle olennaista haittaa – esimerkiksi estääkseen vesivahingon tai tulipalon lisävahingot. Toimivaltansa ylittävä kiireellinen päätös kannattaa viedä jälkikäteen yhtiökokouksen hyväksyttäväksi.

Kokoukset ja pöytäkirjat

Hallitus on päätösvaltainen, kun kokouksessa on läsnä enemmän kuin puolet jäsenistä, ellei yhtiöjärjestyksessä vaadita suurempaa määrää. Päätökseksi tulee enemmistön kannattama ehdotus. Hallituksen kokouksista pidetään pöytäkirja, jonka allekirjoittavat puheenjohtaja ja vähintään yksi hallituksen valitsema jäsen. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavasti.

Vastuu

Hallituksen jäsenen on toimittava huolellisesti ja yhtiön edun mukaisesti. Jäsen on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on tehtävässään tahallaan tai huolimattomuuttaan aiheuttanut yhtiölle, osakkaalle tai muulle. Hallituksen vastuuvakuutus on hyvä varmistus, ja yhtiökokous päättää hallituksen palkkioista.

Näin pääset hyvin alkuun

1. Osallistu järjestäytymiskokoukseen ja sopikaa tehtävänjaosta: puheenjohtaja, talousasiat, kunnossapito, viestintä.
2. Tutustu yhtiöjärjestykseen, talousarvioon ja viimeisimpiin pöytäkirjoihin.
3. Käy läpi kunnossapitotarveselvitys ja tulevat hankkeet.
4. Varmista pääsy yhtiön asiakirjoihin ja järjestelmiin.
5. Tutustu Kiinteistöliiton tarkistuslistaan hallituksen jäsenelle ja taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositukseen.

Hallitustyö HallinnoIT:llä

HallinnoIT tekee hallitustyöstä selkeää myös ensikertalaiselle. Uusi jäsen kutsutaan käyttäjäksi, ja hän näkee heti yhtiön asiakirjat, pöytäkirjat, osakeluettelon ja talouden. Vuosikello kertoo, mitä vuoden aikana pitää tehdä ja milloin, ja muistuttaa ajoissa. Kokouskutsut ja pöytäkirjat syntyvät valmiista pohjista, ja kaikki tieto säilyy yhtiön omassa arkistossa – myös silloin, kun hallitus vaihtuu.