Hallitus ja kokoukset
Vuosikellon käyttö – hallituksen vuosi hallintaan HallinnoIT:ssä
Näin käytät HallinnoIT:n vuosikelloa: valmiit tehtävät, omat merkinnät, toistuvat rutiinit, varoitusrajat ja muistutukset, jotta yksikään määräaika ei unohdu.
Ominaisuudet
Vuosikello – hallituksen tehtävät ja määräajat aina hallinnassa
Tilinpäätös, tilintarkastus, yhtiökokouskutsu, kunnossapitotarveselvitys – hallituksen vuoteen mahtuu kymmeniä lakisääteisiä määräaikoja. HallinnoIT:n vuosikello pitää ne kaikki muistissa puolestasi ja muistuttaa ajoissa, joten mikään ei pääse unohtumaan.
Sisältyy pakettiin: Perus ja Premium
Koko vuosi yhdellä silmäyksellä
Vuosikello näyttää yhtiön tapahtumat ja tehtävät kuukausikalenterina. Selaat kuukausia eteen- ja taaksepäin ja näet heti, mitä on tulossa ja mitä on jo hoidettu.
Kalenterin vieressä on lista tekemättä jääneistä tehtävistä. Myöhässä olevat tehtävät korostetaan, ja pahasti myöhässä olevat vielä selvemmin – hallitus näkee yhdellä silmäyksellä, mihin pitää tarttua.
- Kuukausikalenteri tapahtumineen ja tehtävineen
- Tekemättömät tehtävät aina näkyvillä
- Myöhässä olevien tehtävien korostus
Taloyhtiön vuoden rutiinit valmiina
Uusi yhtiö saa vuosikelloonsa valmiit merkinnät taloyhtiön tärkeimmistä velvollisuuksista: tilinpäätöksen laatiminen, tilin- tai toiminnantarkastus, kunnossapitotarveselvitys, yhtiökokouskutsu, varsinainen yhtiökokous, talousarvio ja monta muuta.
Merkinnät sijoittuvat yhtiön oman tilikauden mukaan, ja jokaisessa on lyhyt kuvaus siitä, mitä pitää tehdä ja miksi. Hallituksen uusikaan jäsen ei jää arvailemaan.
- Valmiit merkinnät lakisääteisistä tehtävistä
- Ajoitus yhtiön tilikauden mukaan
- Kuvaus jokaisen tehtävän sisällöstä
Omat tehtävät ja toistuvat rutiinit
Lisää vuosikelloon omat tapahtumasi ja tehtäväsi: kiinteistökierros huoltoyhtiön kanssa, vesimittareiden luenta tai pihatalkoot. Merkintä voi olla kertaluonteinen tai toistua päivittäin, viikoittain, kuukausittain, muutaman kuukauden välein tai kerran vuodessa.
Tehtävälle asetetaan halutessasi varoitus- ja myöhästymisraja, esimerkiksi varoitus viikkoa ennen määräpäivää. Toistuvaa merkintää voi muuttaa yksittäiselle kerralle, tästä eteenpäin tai kokonaan.
- Kertaluonteiset ja toistuvat merkinnät
- Varoitus- ja myöhästymisrajat
- Tehtävän kuittaus tehdyksi – tekijä ja ajankohta tallentuvat
Muistutukset ennen kuin on myöhäistä
Kun tehtävän varoitusraja täyttyy, yhtiön ylläpitäjät saavat siitä sähköpostin. Etusivun vuosikellokortti näyttää tekemättömät tehtävät ja seuraavan 30 päivän tapahtumat, ja tehtävän voi kuitata tehdyksi suoraan etusivulta.
Isännöitsijälle tai usean yhteisön hallinnoijalle myöhässä olevat tehtävät näkyvät myös yhteisöjen yleiskatsauksessa, joten yksikään yhtiö ei jää huomaamatta.
- Päivittäinen muistutussähköposti
- Vuosikellokortti etusivulla
- Myöhästyneet tehtävät kaikkien yhteisöjen yleiskatsauksessa
Usein kysytyt kysymykset
Mitä vuosikello maksaa?
Ei mitään lisää. Vuosikello sisältyy kaikkiin paketteihin, myös maksuttomaan Perus-pakettiin.
Pitääkö vuosikello rakentaa itse?
Ei. Taloyhtiö saa valmiit merkinnät tärkeimmistä vuoden tehtävistä, kuten tilinpäätöksestä, tilintarkastuksesta ja yhtiökokouksesta. Omia merkintöjä voi lisätä ja valmiita muokata vapaasti.
Miten vuosikello muistuttaa tehtävistä?
Kun tehtävän varoitusraja täyttyy, yhtiön ylläpitäjät saavat sähköpostimuistutuksen. Tekemättömät tehtävät näkyvät myös etusivulla ja vuosikellon sivulla.
Näkevätkö kaikki hallituksen jäsenet vuosikellon?
Näkevät. Hallituksen jäsenet näkevät vuosikellon, ja ylläpitäjät lisäävät, muokkaavat ja kuittaavat tehtäviä.
Sopiiko vuosikello myös yhdistykselle?
Sopii. Vuosikello on käytössä kaikissa yhteisötyypeissä, ja yhdistys saa omat valmiit merkintänsä, kuten vuosikokouksen, toimintasuunnitelman ja jäsenmaksujen laskutuksen.
Aiheeseen liittyvät oppaat
Aloita tästä
Taloyhtiön hallinnointi ilman isännöitsijää – mitä hallituksen pitää hoitaa
Saako taloyhtiö toimia ilman isännöitsijää ja mitä tehtäviä hallitukselle silloin kuuluu? Käytännön opas itse hallinnoivalle taloyhtiölle vuosikelloineen.
Muut ominaisuudet
HallinnoIT-ohjelmisto palvelee tälläkin hetkellä jo yli900yhteisöä