Taloyhtiön hallinnointi ilman isännöitsijää – mitä hallituksen pitää hoitaa

Pieni taloyhtiö voi hoitaa hallintonsa itse. Laki ei vaadi isännöitsijää, ja moni rivitalo- tai pienkerrostaloyhtiö toimii hallituksen voimin. Itse hallinnointi ei kuitenkaan tarkoita, että tehtävät vähenisivät: ne siirtyvät hallitukselle. Tässä oppaassa käymme läpi, mitä se käytännössä tarkoittaa.

Mitä laki sanoo isännöitsijästä

Asunto-osakeyhtiölain 7 luvun mukaan yhtiöllä on isännöitsijä, jos yhtiöjärjestyksessä niin määrätään tai jos yhtiökokous tai hallitus niin päättää. Jos yhtiöjärjestys edellyttää isännöitsijää, sitä on ensin muutettava yhtiökokouksessa.

Kun isännöitsijää ei ole, hallitus huolehtii myös juoksevasta hallinnosta. Vastuu ei muutu: hallitus vastaa joka tapauksessa siitä, että yhtiön hallinto ja kiinteistön pito on järjestetty asianmukaisesti.

Hallituksen tehtävät itse hallinnoivassa yhtiössä

• Rekisterit. Osakeluettelo ja tiedot asukkaista pidetään ajan tasalla. Osakeluettelon tiedot tulevat huoneistotietojärjestelmästä.
• Talous. Talousarvio, vastikkeiden laskutus ja perintä, laskujen maksaminen ja kirjanpito. Tilinpäätös laaditaan tilikauden päätyttyä.
• Kokoukset. Varsinainen yhtiökokous pidetään kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Hallitus kutsuu kokouksen koolle ja valmistelee asiat.
• Kunnossapito. Hallitus antaa varsinaiselle yhtiökokoukselle kirjallisen selvityksen kunnossapitotarpeesta seuraavien viiden vuoden aikana ja valvoo osakkaiden muutostyöilmoituksia.
• Sopimukset. Huolto, lämpö, vesi, jätehuolto ja vakuutukset kilpailutetaan ja sopimukset säilytetään.
• Todistukset ja viestintä. Isännöitsijäntodistuksen antaa hallituksen puheenjohtaja tai muu hallituksen siihen valtuuttama taho. Osakkaita ja asukkaita tiedotetaan ajankohtaisista asioista.

Hallituksen vuosikello

Ajankohta	Tehtävä
Tammi–helmikuu	Tilinpäätös, toimintakertomus ja talousarvioehdotus
Maalis–huhtikuu	Tilin- tai toiminnantarkastus, yhtiökokouskutsu
Touko–kesäkuu	Varsinainen yhtiökokous (tilikausi kalenterivuosi) ja uusien vastikkeiden käyttöönotto
Syksy	Kunnossapitotarpeiden kartoitus, sopimusten tarkistus, talven huolto
Loppuvuosi	Seuraavan vuoden budjetin valmistelu, saamisten läpikäynti
Joka kuukausi	Vastikelaskutus, maksujen seuranta, ostolaskut ja kirjanpito

Milloin itse hallinnointi toimii

Itse hallinnointi toimii, kun tehtävät on jaettu selkeästi, tiedot ovat yhteisessä paikassa eivätkä yhden ihmisen koneella, ja rutiinit on automatisoitu. Suurin riski on jatkuvuus: kun puheenjohtaja tai rahastonhoitaja vaihtuu, tieto ei saa kadota hänen mukanaan.

Ulkopuolista apua kannattaa käyttää silloin, kun yhtiöllä on edessään iso korjaushanke, riitatilanne tai perintä, tai kun hallitukseen ei löydy talousosaajaa. Kirjanpidon voi myös ostaa tilitoimistolta ja hoitaa muun hallinnon itse.

Näin HallinnoIT auttaa

HallinnoIT on tehty itse hallinnoivan hallituksen työkaluksi. Maksuton Perus-paketti kattaa osakeluettelon HTJ-yhteydellä, asukasluettelon, kokouskutsut, pöytäkirjat ja isännöitsijäntodistuksen laadinnan. Premium lisää vastikelaskutuksen, verkkolaskut, pankkiyhteyden ja kirjanpidon. Tiedot pysyvät yhtiön omassa arkistossa hallituksen vaihtuessakin.