HallinnoIT:n käyttöönotto taloyhtiössä vaihe vaiheelta

Käyttöönotto ei vaadi projektia. Useimmat pienet yhtiöt saavat rekisterinsä kuntoon yhdessä illassa. Tässä vaiheet siinä järjestyksessä, jossa sovelluksen aloitusopas ne esittää.

1. Rekisteröidy ja luo yhteisö

Luo käyttäjätunnus ja hae yhtiösi tiedot Y-tunnuksella. Nimi ja perustiedot haetaan kaupparekisteristä, joten niitä ei tarvitse kirjoittaa käsin. Valitse paketti: Perus on maksuton, ja Premiumiin kuuluu maksuton 30 päivän kokeilujakso.

2. Täydennä kiinteistön tiedot

Kirjaa kiinteistön asetuksiin tontti, rakennukset, lämmitysmuoto ja vakuutukset. Näitä tietoja käytetään isännöitsijäntodistuksessa, joten huolellisuus kannattaa.

3. Tuo osakeluettelo huoneistotietojärjestelmästä

Valtuuta HallinnoIT hakemaan yhtiösi tiedot Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmästä. Osakeryhmät ja osakkaat tuodaan esikatseltaviksi, ja hyväksyttyäsi ne tallentuvat rekisteriin. Jatkossa palvelu tarkistaa muutokset päivittäin.

Jos haluat aloittaa ilman HTJ-tuontia, luo huoneistot helpossa tilassa: huoneisto ja osakeryhmä syntyvät samalla kertaa.

4. Lisää osapuolet ja käyttäjät

Kirjaa hallituksen jäsenet, huoltoyhtiö ja muut yhteistyökumppanit osapuoliksi. Kutsu muut hallituksen jäsenet käyttäjiksi ja ottakaa käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen.

5. Siirrä asiakirjat arkistoon

Tallenna yhtiöjärjestys, viimeisin tilinpäätös, sopimukset ja pöytäkirjat asiakirja-arkistoon. Uudet pöytäkirjat arkistoituvat sinne jatkossa itsestään.

6. Premium: talous käyntiin

1. Avaa tilikausi ja kirjaa avaava saldo.
2. Liitä pankkitili tai tuo tiliote tiedostona.
3. Luo vastiketavoite ja valitse laskujen toimitustavat.
4. Ota verkkolaskutus käyttöön, jos haluat lähettää e-laskuja ja vastaanottaa ostolaskut verkkolaskuina.

Ensimmäinen kuukausi

Kun perusta on kunnossa, kuukauden rutiinit ovat lyhyet: tarkista käsittelemättömät pankkitapahtumat, hyväksy ostolaskut ja katso saamisraportista, onko vastikkeita maksamatta. Etusivu näyttää, mikä odottaa käsittelyä.