Vuosikellon käyttö – hallituksen vuosi hallintaan HallinnoIT:ssä

Hallituksen vuoteen mahtuu kymmeniä tehtäviä ja määräaikoja: tilinpäätös neljässä kuukaudessa, yhtiökokous kuudessa, kutsun lähettäminen ajoissa, kunnossapitotarveselvitys, katselmukset ja sopimusten tarkistukset. HallinnoIT:n vuosikello kokoaa ne yhteen kalenteriin ja muistuttaa ajoissa. Se toimii hallituksen yhteisenä muistina, joka ei vaihdu hallituksen mukana.

Vuosikello löytyy kahdesta paikasta

• Vuosikello-sivu (sivuvalikko → Vuosikello) näyttää kuukausikalenterin ja sen vieressä listan tekemättömistä tehtävistä. Selaa kuukausia nuolilla, ja palaa nykyhetkeen valinnalla Tänään.
• Etusivun vuosikellokortti näyttää tekemättömät tehtävät ja seuraavan 30 päivän tapahtumat. Kortista pääset kalenteriin valinnalla Avaa vuosikello.

Valmiit merkinnät heti käytössä

Taloyhtiön vuosikellossa ovat valmiina muun muassa tilinpäätöksen laatiminen, tilin- tai toiminnantarkastus, kunnossapitotarveselvitys, yhtiökokouskutsun lähettäminen, varsinainen yhtiökokous, hallituksen järjestäytymiskokous, muutosilmoitus kaupparekisteriin, veroilmoitus, talousarvion valmistelu sekä kevät- ja syyskatselmus. Yhdistys saa omat merkintänsä, kuten vuosikokouksen ja jäsenmaksujen laskutuksen.

Merkinnät ajoitetaan yhtiön tilikauden mukaan, ja jokaisessa on lyhyt kuvaus siitä, mitä pitää tehdä. Kaikkia merkintöjä voi muokata yhtiön omiin käytäntöihin sopiviksi.

Oman merkinnän lisääminen

1. Valitse Lisää tapahtuma tai tehtävä tai kalenterista päivä, jolle haluat merkinnän.
2. Valitse tyyppi: tapahtuma tai tehtävä.
3. Anna otsikko, halutessasi kuvaus, ja päivämäärä.
4. Valitse toistuvuus: kerran, päivittäin, viikoittain, kuukausittain, 2, 3, 4 tai 6 kuukauden välein tai vuosittain. Toistolle voi asettaa päättymispäivän.
5. Anna tehtävälle tarvittaessa varoitus- ja myöhässä-rajat päivinä, viikkoina tai kuukausina, joko ennen päivämäärää tai sen jälkeen. Esimerkiksi yhtiökokouskutsulle kannattaa asettaa varoitus viikkoa ennen.

Hyviä omia merkintöjä ovat esimerkiksi kuukausittainen kiinteistökierros huoltoyhtiön kanssa, vesimittareiden luenta, piha- ja kevättalkoot sekä vakuutusten erääntyminen.

Tehtävän kuittaaminen tehdyksi

Avaa tehtävä kalenterista, listalta tai etusivulta ja valitse Merkitse tehdyksi. Kuittaajan nimi ja ajankohta tallentuvat, joten jälkikäteen näkee, kuka asian hoiti. Toistuvan tehtävän jokainen kerta kuitataan erikseen. Väärin kuitatun tehtävän saa palautettua valinnalla Merkitse tekemättömäksi.

Myöhästyneet tehtävät ja muistutukset

Tehtävän tila kertoo, missä mennään: Tulossa, Tekemättä, Varoitus tai Myöhässä. Varoitus- ja myöhässä-tilassa olevat tehtävät korostetaan.

Kun tehtävän varoitusraja täyttyy, yhteisön ylläpitäjät saavat sähköpostimuistutuksen. Usean yhteisön hallinnoija, esimerkiksi isännöitsijä, näkee myöhässä olevat tehtävät myös yhteisöjen yleiskatsauksessa.

Toistuvan merkinnän muuttaminen ja poistaminen

Kun muokkaat tai poistat toistuvaa merkintää, valitse, mitä muutos koskee:

• Vain tämä kerta – esimerkiksi kun yhden kuukauden kiinteistökierros siirtyy.
• Tämä ja tulevat kerrat – esimerkiksi kun rutiini muuttuu tästä eteenpäin. Aiemmat kerrat ja niiden kuittaukset säilyvät.
• Kaikki kerrat.

Vinkki hallitukselle

Käykää vuosikello läpi hallituksen järjestäytymiskokouksessa ja sopikaa, kuka vastaa mistäkin tehtävästä. Kun kaikki näkevät saman kalenterin, mikään ei jää yhden ihmisen muistin varaan – ei edes silloin, kun hallitus vaihtuu. Vuosikello sisältyy kaikkiin HallinnoIT:n paketteihin.