Yhdistykset ja tiekunnat
Yhdistyksen jäsenrekisteri ja tietosuoja – mitä tietoja saa kerätä
Mitä yhdistyslaki vaatii jäsenluettelolta ja mitä tietosuoja-asetus jäsenrekisteriltä? Opas yhdistyksen hallitukselle: tiedot, säilytysajat ja jäsenen oikeudet.
Julkaistu 1 min lukuaika
Jokaisella rekisteröidyllä yhdistyksellä on jäsenluettelo, ja käytännössä lähes jokaisella on myös laajempi jäsenrekisteri yhteystietoineen ja maksutietoineen. Ensimmäisestä säädetään yhdistyslaissa, jälkimmäisestä tietosuoja-asetuksessa.
Jäsenluettelo ja jäsenrekisteri ovat eri asioita
Jäsenluettelo on lakisääteinen: hallituksen on pidettävä luetteloa, johon merkitään jokaisen jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua näihin tietoihin.
Jäsenrekisteri sisältää yleensä enemmän: osoitteen, sähköpostin, puhelinnumeron, jäsenlajin, liittymispäivän ja jäsenmaksutiedot. Näiden käsittelyyn sovelletaan tietosuoja-asetusta, ja yhdistys on tietojen rekisterinpitäjä.
Mitä tietoja saa kerätä
Kerää vain tiedot, joita yhdistys tarvitsee toimintaansa: jäsenyyden hoitamiseen, jäsenmaksujen laskutukseen ja viestintään. Henkilötunnusta ei tavallisesti tarvita. Syntymäaika voi olla perusteltu esimerkiksi ikäsarjojen tai nuorisojäsenyyden vuoksi.
Kerro jäsenelle liittymisen yhteydessä, mitä tietoja käsitellään ja miksi. Käytännössä tämä tehdään tietosuojaselosteella.
Säilytysajat
Tietoja ei saa säilyttää pidempään kuin on tarpeen. Hyvä käytäntö on:
- määritellä, kuinka kauan eronneen jäsenen tiedot säilytetään
- huomioida, että jäsenmaksuihin liittyvä kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolain mukaisen ajan
- poistaa tai anonymisoida tiedot säilytysajan päätyttyä.
Jäsenen oikeudet
Jäsenellä on oikeus tarkastaa omat tietonsa, pyytää virheellisen tiedon oikaisua ja tietyissä tilanteissa pyytää tietojensa poistamista. Pyyntöihin on vastattava ilman aiheetonta viivytystä.
Hallituksen muistilista
- Nimeä rekisterin vastuuhenkilö.
- Laadi tietosuojaseloste ja pidä se jäsenten saatavilla.
- Rajaa pääsy rekisteriin niihin, jotka tarvitsevat sitä tehtävässään.
- Älä säilytä rekisteriä yksittäisen henkilön koneella tai sähköpostissa.
- Päätä säilytysajoista ja noudata niitä.
Jäsenrekisteri HallinnoIT:llä
HallinnoIT:n jäsenrekisterissä jäsenyydet tallennetaan jaksoina, joten näet, kuka on ollut jäsen milloinkin. Nykyisen luettelon voi tuoda CSV-tiedostona, ja rekisteristä saa otteen halutun päivän tilanteesta PDF- tai CSV-muodossa. Päättyneiden jäsenyyksien tiedot anonymisoidaan automaattisesti säilytysajan jälkeen. Jäsenrekisteri kuuluu yhdistyksen maksuttomaan Perus-pakettiin.
Lähteet
- Yhdistyslaki 503/1989, 11 § (Finlex)
- EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Usein kysytyt kysymykset
Mitä tietoja jäsenluettelossa on lain mukaan oltava?
Yhdistyslain mukaan hallituksen on pidettävä jäsenistä luetteloa, johon merkitään kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka.
Saako jäsenluettelon antaa toiselle jäsenelle?
Jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua jäsenluettelon lakisääteisiin tietoihin eli nimeen ja kotipaikkaan. Muiden tietojen, kuten osoitteen tai puhelinnumeron, luovuttamiseen tarvitaan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste.
Kuinka kauan eronneen jäsenen tietoja saa säilyttää?
Vain niin kauan kuin se on käyttötarkoituksen kannalta tarpeen. Yhdistyksen kannattaa määritellä säilytysaika ja poistaa tai anonymisoida tiedot sen jälkeen.