Vastikelaskutuksen aloittaminen – vastikeperusteesta kuukausilaskuihin

Yhtiövastike on taloyhtiön tärkein tulo. Kun laskutus toimii, yhtiön kassa on ennustettava ja rästit huomataan ajoissa. Tässä oppaassa käymme läpi, mistä vastike muodostuu ja miten laskutus kannattaa järjestää.

Vastikeperuste tulee yhtiöjärjestyksestä

Osakkaan velvollisuus maksaa vastiketta ja vastikkeen peruste määrätään yhtiöjärjestyksessä. Tavallisin peruste on huoneiston pinta-ala. Muita ovat osakkeiden lukumäärä sekä veden, sähkön tai muun hyödykkeen todellinen tai arvioitu kulutus.

Vastikkeita voi olla useita:

• Hoitovastike kattaa kiinteistön juoksevat kulut: lämmön, veden, huollon, vakuutukset ja hallinnon.
• Pääomavastike (rahoitusvastike) kattaa yhtiön lainojen lyhennykset ja korot.
• Käyttökorvaukset, kuten vesimaksu, saunamaksu ja autopaikkamaksu, peritään käytön mukaan.

Vastikkeen määrä päätetään yhtiökokouksessa

Yhtiökokous vahvistaa talousarvion ja päättää vastikkeen suuruudesta. Hallitus päättää maksuajasta ja -tavasta, jollei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä.

Esimerkki

Yhtiön hoitokulut ovat talousarviossa 35 760 € vuodessa ja huoneistojen yhteispinta-ala on 709,5 m².

• Hoitovastike: 35 760 € / 709,5 m² / 12 kk = 4,20 € / m² / kk
• 58,5 m²:n huoneiston hoitovastike: 58,5 × 4,20 € = 245,70 € / kk

Laskutuksen järjestäminen

1. Tarkista rekisteri. Huoneistojen pinta-alat, osakeryhmät ja omistajat ovat laskutuksen pohja.
2. Valitse laskun saaja. Lasku osoitetaan osakkaalle tai, jos niin on sovittu, vuokralaiselle. Vastuu vastikkeesta on silti osakkaalla.
3. Valitse toimitustapa. E-lasku ja suoramaksu vähentävät myöhästymisiä; sähköposti ja kirje sopivat muille.
4. Seuraa rästejä kuukausittain. Muistuta myöhästyneistä maksuista heti, älä vasta tilinpäätöksen yhteydessä.

Kun maksu myöhästyy

Maksamattomalle vastikkeelle voi periä viivästyskorkoa. Vuokralle annetun huoneiston vastikesaatavaa voidaan tietyin edellytyksin periä myös huoneiston vuokratulosta, ja pitkittyneissä tapauksissa yhtiökokous voi päättää huoneiston ottamisesta yhtiön hallintaan. Hallituksen tärkein tehtävä on reagoida nopeasti: kolmen kuukauden rästi on helpompi hoitaa kuin vuoden.

Vastikelaskutus HallinnoIT:llä

Vastiketavoitteeseen valitaan kausi, osakeryhmät ja veloitettavat erät, esimerkiksi hoitovastike pinta-alan mukaan ja vesimaksu asukasluvun mukaan. Hyväksynnän jälkeen kauden kuukausilaskut muodostuvat automaattisesti, kirjautuvat kirjanpitoon ja lähtevät saajan valitsemalla tavalla. Saapuvat viitemaksut kohdistuvat laskuille itsestään, ja saamisraportti näyttää avoimet saldot osakkaittain.