Osakkaiden ja asukkaiden lisääminen käsin HallinnoIT:hen

Ajantasainen osakas- ja asukasrekisteri on taloyhtiön hallinnon perusta. Samoja tietoja tarvitaan vastikelaskuissa, kokouskutsuissa, ääniluettelossa, tiedotteissa ja isännöitsijäntodistuksessa. HallinnoIT:ssä tiedot syötetään kerran, ja ne ovat sen jälkeen käytössä kaikkialla.

Jos yhtiön osakkeet ovat huoneistotietojärjestelmässä, helpoin tapa on tuoda tiedot sieltä – katso opas taloyhtiön liittäminen HTJ:hin. Tämä opas näyttää, miten tiedot lisätään käsin.

1. Lisää huoneistot ja osakeryhmät

HallinnoIT toimii oletuksena helpossa tilassa: jokaisella huoneistolla on oma osakeryhmänsä, ja kaikki tallennetaan samalla sivulla.

1. Avaa Kiinteistö → Huoneistot ja valitse Lisää huoneisto.
2. Valitse rakennus ja anna porras, huoneiston numero ja tarvittaessa jakokirjain sekä kerros, huoneistotyyppi ja pinta-ala. Jos vastikkeet lasketaan jyvitetystä pinta-alasta, anna myös se.
3. Anna osakeryhmän osakenumerot, esimerkiksi 1–250. Numerot eivät saa mennä päällekkäin toisen osakeryhmän kanssa.
4. Lisää omistajat ja heidän omistusosuutensa. Uuden osakkaan voit luoda suoraan samalla sivulla poistumatta lomakkeelta.
5. Merkitse, asuuko omistaja itse huoneistossa – hänet merkitään silloin samalla asukkaaksi.
6. Valitse osakeryhmän laskun saaja: osakas tai huoneistossa asuva vuokralainen.

Jos yhtiössä on osakeryhmiä, jotka oikeuttavat useamman huoneiston hallintaan, voit siirtyä edistyneeseen tilaan, jossa huoneistoja ja osakeryhmiä hallitaan erikseen Osakeryhmät-sivulla.

2. Täydennä osakkaiden yhteystiedot

Osakas voi olla henkilö tai yritys. Henkilöltä tarvitaan etunimet ja sukunimi, yritykseltä toiminimi tai Y-tunnus. Lisäksi tallennetaan esimerkiksi osoite, sähköposti, puhelinnumero ja ensisijainen yhteydenottotapa.

• Valitse yhteydenottotavaksi sähköposti, tekstiviesti tai kirje sen mukaan, miten osakas haluaa laskut ja tiedotteet. Valittua tapaa vastaavan yhteystiedon on oltava tallennettuna.
• Merkitse, jos osakas on suostunut vastaanottamaan yhtiökokouskutsut sähköpostitse.

Jokainen osakas lisätään automaattisesti myös yhtiön asiakkaaksi, jotta häntä voidaan laskuttaa. Tietoja muokataan asiakkaan sivulla, ja muutokset näkyvät heti laskuilla.

3. Lisää vuokralaiset ja muut asukkaat

1. Avaa Kiinteistö → Asukkaat ja valitse Lisää asukas. Voit lisätä asukkaan myös huoneiston omalta Asukkaat-välilehdeltä.
2. Valitse huoneisto ja joko olemassa oleva asiakas, esimerkiksi osakas, tai uusi henkilö tai yritys.
3. Täydennä yhteystiedot ja ensisijainen yhteydenottotapa samaan tapaan kuin osakkaalle.

Vuokralainen on asiakas siinä missä osakaskin: hänet voi valita osakeryhmän laskun saajaksi esimerkiksi vesimaksuja varten, ja tiedotteet voi kohdistaa pelkästään asukkaille.

4. Tarkista lopputulos

• Osakeryhmät-sivulta näet jokaisen ryhmän osakkeet, omistajat ja huoneistot.
• Osakeluettelon ja ääniluettelon saat PDF-tiedostoina yhtiökokousta varten.
• Asukasluettelon saat PDF:nä esimerkiksi huoltoyhtiölle tai pelastussuunnitelman liitteeksi.

Vinkki: pidä rekisteri ajan tasalla

Kun huoneisto myydään, päivitä omistajat heti, jotta seuraava vastikelasku menee oikealle henkilölle. Jos yhtiö myöhemmin liitetään huoneistotietojärjestelmään, HallinnoIT tunnistaa käsin lisätyt osakkaat eikä luo heitä uudelleen, ja omistajanvaihdokset tulevat sen jälkeen automaattisesti tarkistettaviksi.