Osakkaat ja rekisterit
Osakeluettelo ja huoneistotietojärjestelmä (HTJ) – mitä taloyhtiön pitää tietää
Huoneistotietojärjestelmä korvasi paperiset osakekirjat ja yhtiön oman osakeluettelon ylläpidon. Mitä hallituksen pitää tehdä ja miten tiedot saa omaan käyttöön?
Julkaistu 1 min lukuaika
Asunto-osakkeiden omistus kirjataan nykyään sähköisesti huoneistotietojärjestelmään (HTJ). Hallitukselle muutos tarkoittaa vähemmän käsityötä mutta uutta tarkkuutta: yhtiön rekisterien on vastattava järjestelmän tietoja.
Mikä muuttui paperiseen aikaan verrattuna
Ennen omistus osoitettiin paperisella osakekirjalla ja hallitus merkitsi uuden omistajan yhtiön osakeluetteloon. Nyt:
- uudet yhtiöt perustetaan suoraan sähköiseen järjestelmään
- ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden tuli siirtää osakeluettelonsa ylläpito huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä
- osakas hakee omistuksensa rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta, ja paperinen osakekirja mitätöidään rekisteröinnin yhteydessä
- yhtiö saa osakeluettelonsa tiedot järjestelmästä.
Mitä hallituksen pitää tehdä
- Varmista, että siirto on tehty. Jos yhtiösi on perustettu ennen vuotta 2019, tarkista, että osakeluettelon ylläpito on siirretty.
- Pidä yhtiön tiedot ajan tasalla. Huoneistojen ja osakeryhmien tietojen on vastattava yhtiöjärjestystä.
- Käytä HTJ:n tietoja lähteenä. Osakeluettelo, osallistumisoikeus yhtiökokoukseen ja kokouskutsujen osoitteet perustuvat järjestelmän tietoihin.
- Huomioi lunastuslauseke. Jos yhtiöjärjestyksessä on lunastuslauseke, hallituksen määräajat lasketaan siitä, kun se saa tiedon siirrosta järjestelmästä.
Mitä 1.10.2026 muuttui
Asunto-osakeyhtiölain muutos kytki yhtiön arjen entistä tiiviimmin huoneistotietojärjestelmään: kokouskutsu toimitetaan järjestelmään merkittyyn osoitteeseen, osallistumisoikeus tarkistetaan kokousta edeltävän päivän tiedoista ja lunastusmenettelyn ilmoitukset sidottiin järjestelmän tietoihin. Lue lisää uutisesta Asunto-osakeyhtiölaki muuttui 1.10.2026.
Tiedot omaan käyttöön ilman käsityötä
Hallitus tarvitsee osakastietoja jatkuvasti: laskutukseen, kokouskutsuihin, ääniluetteloon ja isännöitsijäntodistukseen. Tietojen kopioiminen käsin taulukkoon on virhealtista.
HallinnoIT hakee osakeryhmät ja osakkaat huoneistotietojärjestelmästä valtuutuksesi perusteella. Tuonti näytetään ensin tarkistettavaksi, ja sen jälkeen palvelu tarkistaa muutokset päivittäin ja nostaa esimerkiksi omistajanvaihdokset hyväksyttäviksi. Näin yhtiön oma rekisteri pysyy samana kuin virallinen.
Lähteet
Usein kysytyt kysymykset
Mikä huoneistotietojärjestelmä on?
Maanmittauslaitoksen ylläpitämä valtakunnallinen rekisteri, johon kirjataan asunto-osakeyhtiöiden osakkeiden omistukset ja panttaukset sähköisesti.
Pitääkö taloyhtiön edelleen ylläpitää osakeluetteloa?
Kun osakeluettelon ylläpito on siirretty huoneistotietojärjestelmään, yhtiön osakeluettelo perustuu järjestelmän tietoihin, eikä hallitus enää kirjaa omistajanvaihdoksia itse.
Miten kokouskutsut liittyvät huoneistotietojärjestelmään?
1.10.2026 alkaen kirjallinen yhtiökokouskutsu toimitetaan huoneistotietojärjestelmään merkittyyn posti- tai sähköpostiosoitteeseen.