Pöytäkirjan allekirjoittaminen sähköisesti taloyhtiössä

Pöytäkirja on kokouksen päätösten todiste. Sen arvo riippuu siitä, että se on laadittu huolella, allekirjoitettu oikein ja tallessa vielä vuosien päästä. Sähköinen allekirjoitus poistaa paperien kierrättämisen, mutta itse vaatimukset pysyvät samoina.

Yhtiökokouksen pöytäkirja

Yhtiökokouksen puheenjohtaja vastaa siitä, että kokouksesta laaditaan pöytäkirja. Siihen merkitään tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset, ja liitteeksi otetaan ääniluettelo. Pöytäkirjan allekirjoittavat puheenjohtaja ja vähintään yksi kokouksessa valittu pöytäkirjantarkastaja.

Pöytäkirjan on oltava osakkaiden nähtävänä viimeistään neljän viikon kuluttua kokouksesta, ja osakkaalla on oikeus saada siitä jäljennös.

Hallituksen kokouksen pöytäkirja

Hallituksen kokouksesta laaditaan pöytäkirja, jonka allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja, jos hallitukseen kuuluu useita jäseniä, vähintään yksi hallituksen siihen valitsema jäsen. Hallituksen jäsenellä on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi pöytäkirjaan.

Hallituksen pöytäkirjat eivät ole julkisia. Osakkaalla on kuitenkin oikeus saada jäljennös hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen omaa huoneistoaan.

Hyvän pöytäkirjan muistilista

• Läsnäolijat ja päätösvaltaisuus todetaan alussa.
• Jokaisesta asiakohdasta kirjataan esitys ja päätös erikseen.
• Päätös kirjoitetaan niin, että sen ymmärtää myös henkilö, joka ei ollut paikalla.
• Liitteet numeroidaan ja mainitaan asiakohdassa.
• Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti ja säilytetään luotettavalla tavalla.

Miten sähköinen allekirjoitus etenee

1. Pöytäkirja viimeistellään ja esikatsellaan.
2. Allekirjoittajat valitaan: puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat tai hallituksen jäsen.
3. Jokainen saa sähköpostiinsa kutsun ja allekirjoittaa asiakirjan omalla laitteellaan.
4. Kun kaikki ovat allekirjoittaneet, valmis asiakirja tallentuu arkistoon.

HallinnoIT:ssä allekirjoitus tehdään SignHero-palvelulla, ja allekirjoitettu pöytäkirja arkistoituu automaattisesti kokousten kansioon. Jos joku allekirjoittajista ei käytä sähköpostia, pöytäkirjan voi allekirjoittaa paperilla ja merkitä palvelussa allekirjoitetuksi.