# Asiakirjat ja tietoturva – arkisto, käyttöoikeudet ja muutoshistoria

> Yhtiön asiakirjat ja tiedot ovat yhdessä paikassa, eivät hallituksen jäsenten omilla koneilla. Pääsy on rajattu rooleilla, kirjautumisen voi suojata kaksivaiheisesti ja muutoksista jää jälki.

Sisältyy pakettiin: Perus ja Premium

## Asiakirja-arkisto

Tallenna yhtiöjärjestys, sopimukset, tilinpäätökset ja kunnossapidon asiakirjat kansioihin. Allekirjoitetut pöytäkirjat ja saapuneet verkkolaskut arkistoituvat omiin kansioihinsa automaattisesti.

Kaikki järjestelmässä syntyvät asiakirjat, kuten kokousten pöytäkirjat ja kutsut sekä saapuneet verkkolaskut, tallentuvat asiakirja-arkistoon automaattisesti oikeaan kansioon. Mitään ei tarvitse ladata koneelle ja siirtää käsin – arkisto pysyy järjestyksessä itsestään.

Poistettu tiedosto siirtyy roskakoriin, josta sen voi palauttaa. Arkiston voi liittää myös verkkolevyksi oman tietokoneen tiedostonhallintaan, jolloin yhtiön asiakirjat ovat käytettävissä kuin mikä tahansa kansio omalla koneella.

Tulossa pian: asiakirjojen jakaminen osakkaille ja jäsenille, jotka pääsevät tarkastelemaan heille jaettuja asiakirjoja omilla tunnuksillaan.

- Järjestelmän asiakirjat arkistoituvat automaattisesti oikeaan kansioon
- Kansiot, haku ja roskakori
- Verkkolevy näkyviin koneen resurssienhallintaan
- Tulossa: asiakirjojen jakaminen osakkaille ja jäsenille
- Tallennustilaa 500 Mt (Perus) tai 5 Gt (Premium), lisätila 0,99 € / Gt / kk

## Käyttäjät ja roolit

Kutsu hallituksen jäsenet ja isännöitsijä käyttäjiksi. Ylläpitäjä hallitsee yhtiön tietoja ja käyttäjiä, hallituksen jäsenen roolilla on suppeammat, pääosin lukuoikeudet.

Sama käyttäjä voi kuulua useaan yhteisöön. Yleiskatsaus näyttää ammattilaiselle kaikki hänen yhteisönsä ja niissä odottavat työt.

## Kaksivaiheinen tunnistautuminen

Kirjautumisen voi suojata tunnistussovelluksella tai turva-avaimella. Palautuskoodit varmistavat pääsyn, jos puhelin katoaa.

- Tunnistussovellus (TOTP)
- Turva-avaimet ja laitteen passkeyt toisena vaiheena
- Kertakäyttöiset palautuskoodit

## Muutoshistoria ja haku

Keskeisistä tiedoista, kuten laskuista, tositteista, osakeryhmistä ja osapuolista, tallentuu muutoshistoria: kuka muutti, mitä ja milloin. Historia avautuu kohteen omalta sivulta.

Yleishaulla haet tietoja kaikista yhteisöistäsi mistä tahansa näkymästä; haku näyttää vain sen, mihin roolisi antaa oikeuden.

## Tiedot Suomessa

Kaikkien hallinnoitavien yhteisöjen tietoja säilytetään palvelinkeskuksessa Helsingissä, Suomessa. Palvelusta otetaan varmuuskopiot vähintään kerran vuorokaudessa, ja yhteydet ovat salattuja.

Henkilötietojen käsittely on kuvattu tietosuojaselosteessa.

## Usein kysytyt kysymykset

### Missä tietomme säilytetään?

Palvelinkeskuksessa Helsingissä, Suomessa. Varmuuskopiot otetaan vähintään kerran vuorokaudessa.

### Mitä tapahtuu asiakirjoille, kun hallitus vaihtuu?

Ei mitään: asiakirjat ovat yhtiön arkistossa. Uudet jäsenet kutsutaan käyttäjiksi ja poistuneiden käyttöoikeus poistetaan.

### Paljonko tallennustilaa on käytössä?

Perus-paketissa 500 Mt ja Premium-paketissa 5 Gt. Lisätallennustila maksaa 0,99 € / Gt / kk.

### Onko kaksivaiheinen tunnistautuminen pakollinen?

Ei, mutta suosittelemme sitä. Jokainen käyttäjä ottaa sen käyttöön omista asetuksistaan.

[Rekisteröidy](https://app.hallinnoit.fi/accounts/register/) · [Kirjaudu](https://app.hallinnoit.fi/accounts/login/?next=/)

---

Etusivu: https://hallinnoit.fi/ · HTML: https://hallinnoit.fi/ominaisuudet/asiakirjat-ja-tietoturva/