HALLINNOIT-PALVELUN TIETOSUOJASELOSTE
Voimassa alkaen: 1.9.2026
1. Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä
HallinnoIT-palvelun tarjoaa:
Moonmanage Oy
Y-tunnus: 3574550-4
Kartasalonkuja 38, 78300 Varkaus
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö:
Tiitus Hopia
Puhelin: 040 416 5314
Sähköposti: tiitus.hopia@hopiagroup.fi
Moonmanage Oy toimii rekisterinpitäjänä omiin asiakkaisiinsa, käyttäjiinsä, sopimuksiinsa,
laskutukseensa, asiakaspalveluunsa ja liiketoimintaansa liittyvien henkilötietojen osalta.
Siltä osin kuin HallinnoIT-palvelussa käsitellään asunto-osakeyhtiöiden osakkaiden,
asukkaiden, hallituksen jäsenten tai muiden taloyhtiöön liittyvien henkilöiden tietoja
asiakkaan lukuun, toimii kyseinen asunto-osakeyhtiö rekisterinpitäjänä ja Moonmanage Oy
henkilötietojen käsittelijänä.
Moonmanage Oy käsittelee henkilötietoja asiakkaan puolesta Euroopan unionin yleisen
tietosuoja-asetuksen (GDPR) 28 artiklan mukaisen henkilötietojen käsittelysopimuksen (DPA)
mukaisesti.
2. Tietosuojaselosteen tarkoitus
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, kuinka HallinnoIT-palvelussa käsitellään henkilötietoja
Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, GDPR), tietosuojalain sekä
muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
HallinnoIT on taloyhtiöiden hallinnon, talouden, asiakirjahallinnan, viestinnän ja
maksuliikenteen hallintaan tarkoitettu pilvipalvelu.
3. Rekisteröityjen henkilötietoryhmät
Palvelussa voidaan käsitellä seuraavien henkilöiden tietoja:
• asunto-osakeyhtiöiden osakkaat
• asukkaat
• hallituksen jäsenet
• toiminnantarkastajat
• tilintarkastajat
• isännöitsijät
• palvelun käyttäjät
• yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt
• laskujen vastaanottajat
• maksujen saajat
• maksujen maksajat
• viranomaisyhteyksiin liittyvät henkilöt
• potentiaaliset asiakkaat
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Perustiedot
• nimi
• henkilötunnus
• syntymäaika
• osoite
• postinumero
• postitoimipaikka
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
Henkilötunnusta käsitellään vain silloin, kun siihen on lainsäädännöllinen peruste tai
käsittely on välttämätöntä rekisteröidyn yksiselitteiseksi tunnistamiseksi.
Taloyhtiöhallintoon liittyvät tiedot
• osaketiedot
• huoneistotiedot
• omistustiedot
• asukastiedot
• osakeluettelotiedot
• HTJ-tiedot
• käyttötiedot
• yhteystiedot
Taloushallinnon tiedot
• pankkitilitiedot
• laskutustiedot
• vastiketiedot
• maksutiedot
• tilitapahtumat
• viitenumerot
• kirjanpitotiedot
• maksujen saajatiedot
Asiakirjatiedot
• pöytäkirjat
• sopimukset
• kunnossapitotarveselvitykset
• talousarviot
• tilinpäätösaineistot
• isännöitsijäntodistuksiin liittyvät tiedot
• palveluun tallennetut muut asiakirjat
Käyttö- ja lokitiedot
• käyttäjätunnukset
• kirjautumistiedot
• IP-osoitteet
• selain- ja laitetiedot
• lokitiedot
• palvelun käyttöhistoria
• käyttöoikeustiedot
Lakisääteiset tiedot
• veroilmoituksiin liittyvät tiedot
• AML-lainsäädännön mukaiset tunnistamistiedot
• viranomaisraportoinnin tiedot
• muut lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tarvittavat tiedot
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
• palvelun tarjoaminen ja ylläpito
• käyttäjien tunnistaminen
• käyttäjätilien hallinta
• taloyhtiöhallinnon toteuttaminen
• kirjanpidon toteuttaminen
• vastikelaskutus
• verkkolaskutus
• maksuliikenteen toteuttaminen
• osakas- ja asukasrekisterien ylläpito
• viranomaisvelvoitteiden täyttäminen
• asiakassuhteen hoitaminen
• asiakaspalvelu
• tietoturvan varmistaminen
• väärinkäytösten ehkäiseminen
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen
• palvelun kehittäminen
• palvelun käytön analysointi
• tekoälyavusteisten toimintojen toteuttaminen
6. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet
Henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan seuraavista GDPR:n mukaisista
perusteista:
• sopimuksen täytäntöönpano
• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• rekisteröidyn antama suostumus
• yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen silloin, kun siihen on lainsäädännöllinen
peruste
7. Tietolähteet
Tietoja voidaan saada:
• rekisteröidyltä itseltään
• asunto-osakeyhtiöltä
• taloyhtiön hallitukselta
• palvelun käyttäjiltä
• osakas- ja asukasrekistereistä
• huoneistotietojärjestelmästä (HTJ)
• Maanmittauslaitoksen rajapinnoista
• pankeilta
• maksupalveluntarjoajilta
• viranomaisilta
• käyttäjän palveluun tallentamista tiedoista
8. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen luovutukset
Tietoja voidaan luovuttaa tai käsitellä seuraavien tahojen toimesta:
• viranomaiset lain edellyttämissä tilanteissa
• pankit maksuliikenteen toteuttamiseksi
• maksupalveluntarjoajat
• kirjanpidon ja taloushallinnon palveluntarjoajat
• tekniset alihankkijat
• asunto-osakeyhtiön lailliset toimielimet
• muut palvelun toteuttamisen kannalta välttämättömät yhteistyökumppanit
HallinnoIT hyödyntää esimerkiksi seuraavia palveluntarjoajia:
Maventa Oy
Tietoja voidaan käsitellä verkkolaskujen lähettämistä, vastaanottamista ja välittämistä varten.
Neonomics AS
Tietoja voidaan käsitellä Open Banking- ja PSD2-maksuliikennepalveluiden toteuttamiseksi.
Mistral AI
HallinnoIT voi hyödyntää Mistral AI:n palveluita tekoälyavusteisten toimintojen
toteuttamisessa.
Tekoälypalvelulle voidaan välittää ainoastaan sellaisia tietoja, jotka ovat välttämättömiä
käyttäjän pyytämän toiminnon suorittamiseksi.
Moonmanage Oy pyrkii minimoimaan tekoälypalveluille välitettävät henkilötiedot.
Moonmanage Oy pyrkii käyttämään sellaisia sopimusjärjestelyjä ja palveluita, joissa
asiakkaiden tietoja ei käytetä tekoälymallien yleiseen kouluttamiseen ilman asianmukaista
oikeusperustetta.
Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin.
9. Open Banking ja maksuliikenne
HallinnoIT hyödyntää PSD2-rajapintoihin perustuvia Open Banking -palveluita.
Maksuliikenteen teknisenä palveluntarjoajana toimii:
Neonomics AS
Organisaationumero: 919041021
Norja
Maksuliikennetoimintojen toteuttamiseksi voidaan käsitellä:
• pankkitilitietoja
• tilitapahtumia
• tilisaldoja
• maksutoimeksiantoja
• maksunsaajien tietoja
Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin palvelun toteuttaminen edellyttää.
10. Henkilötietojen siirrot
Henkilötietoja käsitellään lähtökohtaisesti Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen
sisällä.
Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan soveltuvan
tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Tällöin käytetään tarvittaessa:
• Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita (SCC)
• riittävyyspäätöksen piirissä olevia palveluita
• muita GDPR:n sallimia suojatoimia
11. Henkilötietojen säilytysajat
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin käsittelyn tarkoitus, sopimussuhde tai lainsäädäntö
sitä edellyttävät.
Tyypilliset säilytysajat ovat:
Tietoryhmä Säilytysaika
Käyttäjätilit Sopimuksen voimassaoloaika + enintään 12 kk
Lokitiedot Enintään 24 kk
Varmuuskopiot Enintään 12 kk
Asiakassopimukset Enintään 6 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen
Laskutustiedot Enintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä
Kirjanpitoaineisto Kirjanpitolain mukaiset säilytysajat
AML-tiedot Vähintään 5 vuotta asiakassuhteen päättymisestä
Tietoja voidaan säilyttää pidempään, jos:
• lainsäädäntö sitä edellyttää
• viranomaismääräys sitä edellyttää
• oikeudellisen vaateen käsittely sitä edellyttää
12. Henkilötietojen suojaus
HallinnoIT hyödyntää huolellisesti valittuja palveluntarjoajia ja teknisiä ratkaisuja.
Tietojen suojaamiseksi käytetään muun muassa:
• käyttäjätunnuksia ja salasanoja
• käyttöoikeushallintaa
• monitasoista pääsynhallintaa
• salattuja tietoliikenneyhteyksiä
• lokitietojen seurantaa
• varmuuskopiointia
• teknisiä tietoturvaratkaisuja
• organisatorisia tietoturvatoimenpiteitä
HallinnoIT-palvelussa käsiteltävät tiedot säilytetään ensisijaisesti Suomessa sijaitsevissa
palvelinympäristöissä.
Palvelusta otetaan varmuuskopiot vähintään kerran vuorokaudessa.
13. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus:
• saada pääsy omiin tietoihinsa
• pyytää tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• peruuttaa antamansa suostumus
• olla joutumatta yksinomaan automaattisen päätöksenteon kohteeksi lain
määrittämissä tilanteissa
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle
Tietosuojaan liittyvät pyynnöt tulee lähettää osoitteeseen:
tiitus.hopia@hopiagroup.fi
Mikäli Moonmanage Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä, voidaan pyyntö ohjata
varsinaiselle rekisterinpitäjälle.
14. Evästeet ja analytiikka
HallinnoIT käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita:
• käyttäjän tunnistamiseen
• kirjautumisen ylläpitämiseen
• tietoturvan ylläpitämiseen
• palvelun toiminnan mahdollistamiseen
• käyttökokemuksen parantamiseen
• analytiikkaan ja palvelun kehittämiseen
Käytettävät evästeet voivat olla:
• välttämättömiä evästeitä
• toiminnallisia evästeitä
• analytiikkaevästeitä
Tarkemmat tiedot käytettävistä evästeistä, niiden käyttötarkoituksista, voimassaoloajoista ja
hallinnasta esitetään erillisessä HallinnoIT-palvelun evästekäytännössä.
15. Tietosuojaselosteen muutokset
Moonmanage Oy pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta palvelun kehityksen,
toimintatapojen muutosten tai lainsäädännön muutosten vuoksi.
Ajantasainen tietosuojaseloste on aina saatavilla HallinnoIT-palvelussa.
Tietosuojaselosteen olennaisista muutoksista pyritään ilmoittamaan käyttäjille
kohtuullisessa ajassa ennen muutosten voimaantuloa.